Tijdbesparingstips
• Waar gaat mijn tijd naar toe kan alleen ontdekt worden door de tijd een paar weken bij te houden. Daarna kan men proberen de tijd te beheren.
• Uw werknemers kunnen veel meer dan u denkt.
• Een lijst van de te verrichten werkzaamheden bijgehouden in Excel is veel efficiënter werken, dan het bijhouden van een stapel werk op uw bureau.
• De poging om meerdere projecten tegelijk te doen kan lijden tot inefficiëntie en het verlies van de focus.
• Investering in automatisering betekent efficiency vergroting en tijdsbesparing.
• Uw mobiel telefoonnummer bekend bij iedereen kan leiden tot verlies van kostbare tijd.
• Een sollicitatie procedure via een e-mail (geen post) te laten lopen betekent snelheid en tijdsbesparing.
• Duidelijke en heldere instructies aan de werknemers besparen uiteindelijk uw tijd.
• Nadenken over een probleem of een idee, gaat bij sommige van ons schriftelijk heel goed. Een zeer goed hulpmiddel hierbij is een computer of een laptop of soms een PDA (een pocket computer).
• Alle ideeën verwezenlijken is niet mogelijk. Het stellen van prioriteiten en het schrappen van een aantal ideeën (of in de ijskast stoppen) is noodzakelijk en efficiëntie vergrotend.
• Eerst een duidelijk beeld van wat er gestreefd wordt (een heel duidelijk en een helder beeld), daarna implementatie.
• Een deel van de tijd (of vrije tijd) regelmatig besteedt aan de efficiëntie vergroting, maakt men geleidelijk een goed georganiseerd ondernemer.
• Goede standaardbrieven en standaardformulieren leiden tot veel tijdsbesparing. Maak gebruik van documentensjabloon in Word.
• De poging om alles zelf te doen, leid meestal tot niets kunnen doen.
• Digitaal bewaren van gegevens, dus geen onnodige kopieën en dossiers, vergroot efficiëntie en de bereikbaarheid van de documenten.
• Een dag per week rustig thuis werken en niet op kantoor is meestal efficiënt.
• Een uur eerder op kantoor geeft de mogelijkheid om in alle rust belangrijk werk te verrichten.
• Een grote opgave, veel eerder dan de deadline beginnen en steeds in stukjes afwerken, gaat soepel.
• De moeilijke taken spaart u voor het moment van de dag, wanneer u de meeste energie heeft.
• Het plannen van een dagwerk of een weekwerk gaat tijdsverspilling tegen.
• Een goed geordend bureau met geordende laden vergen iedere dag u tijd, maar besparen ook iedere dag veel tijd.
• De dagelijkse of regelmatige back-ups van uw bestanden zijn niet genoeg, de back-ups dienen ook regelmatig gecontroleerd te worden.
• Bij iedere planning dient er extra tijd gereserveerd te worden voor onvoorziene omstandigheden.
• Sommige instanties zijn beter via een e-mail of een brief te benaderen dan te bellen.
• De beste manier om een drukke helpdesk te bellen is met een handsfree telefoon op uw bureau. Uw werk kan gewoon doorgaan.
• Het gebruik van webmail in plaats van downloaden van alle e-mail in uw PC is veiliger en snel. Uw PC raakt ook niet overvol.
• Een beslissing kost op zich weinig tijd, maar een ondoordachte beslissing kost u later veel meer tijd.
• De bovenvermelde punten wanneer toegepast, lijden geleidelijk tot meer tijd voor strategie en lange termijn planning.
|